Artykuł partnera.

Koszty delegacji pracownika składają się z kilku elementów, w tym stawki diet, dojazdów oraz ewentualnych noclegów. Osoba zatrudniona oddelegowana do spełniania obowiązków zawodowych w innym miejscu zawsze ponosi pewne wydatki związane z jedzeniem, transportem i zakwaterowaniem, a pracodawca jest zobowiązany do ich uregulowania. W ostatnim czasie wzrosły stawki obowiązujące podczas odbywania krajowej delegacji. Wynika to z obecnej sytuacji gospodarczej, w tym wysokiej inflacji.

Koszty dojazdów

Zwrot kosztów związanych z podróżą służbową przysługuje pracownikowi, który przemieszcza się środkiem transportu wybranym przez pracodawcę, np. pociągiem, autobusem lub samolotem. Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów biletów oraz innych wydatków związanych z podróżą. Jeśli jednak osoba zatrudniona podróżuje samochodem służbowym, nie ma prawa do zwrotu – chyba że zapłacił za paliwo z własnych środków. W przypadku poruszania się samochodem prywatnym, pracownik otrzymuje zwrot kosztów na podstawie przepisów dotyczących używania pojazdów prywatnych do celów służbowych. Pracodawca określa stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu pojazdu i wypłaca kwotę wynikającą z iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km. Od 1 stycznia 2023 roku pracownicy będą otrzymywać ryczałt w wysokości 9 zł (20% diety) na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej. Należy jednak pamiętać, że ta kwota może nie wystarczyć na pokrycie realnych potrzeb pracowników podczas delegacji. W przypadku gdy pracownik wystąpi z odpowiednim wnioskiem, firma może zgodzić się na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej bez stosowania limitu ryczałtu.

Zwrot kosztów noclegu

Osoba zatrudniona ma też prawo do zwrotu kosztów za noclegi pracownicze w hotelu lub innym obiekcie oferującym takie usługi. Pracownik powinien udokumentować pracodawcy wysokość poniesionych wydatków, przedstawiając rachunek lub fakturę. Maksymalna kwota zwrotu za hotel pracowniczy nie powinna przekroczyć 900 zł za dobę. Jeśli delegowany nie przedstawi odpowiednich dokumentów, pracodawca ma prawo przyznać ryczałt za pokoje pracownicze. Takie rozwiązanie przysługuje pracownikowi, jeśli nocleg trwa minimum 6 godzin między 21:00 a 7:00 rano. Ryczałt obowiązuje w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży lub pracownik nie posiada rachunków ani faktur potwierdzających wysokość poniesionych kosztów noclegu. W wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem jest podjęcie decyzji o wynajmie specjalnego mieszkania dla pracowników. W pełni wyposażone kwatery pracownicze w Gdańsku oferuje firma Work Hostels. W jej zasobach można znaleźć niejeden hostel dla pracowników, za którego pomocą da się rozwiązać szereg problemów logistycznych.

Stawki diet

Pracownik odbywający podróż służbową ma prawo do zwrotu kosztów wyżywienia. Okres przysługiwania tego prawa jest liczony od momentu wyjazdu do powrotu z delegacji. W przypadku wyżywienia, pracownikowi przysługuje konkretna dieta, której wysokość jest określona przez pracodawcę. Stawki są ustalane na podstawie długości podróży, a od 1 stycznia 2023 roku zostały podwyższone. W przypadku delegacji trwającej mniej niż pełną dobę i mniej niż 8 godzin, pracownikowi nie przysługuje dieta. Jeśli sięga ona od 8 do 12 godzin, obowiązuje stawka w wysokości 50% pełnej diety. W przypadku czasu trwania podróży powyżej 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna dieta. Nowa wartość świadczeń została ustalona w rozporządzeniu dotyczącym należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w jednostkach państwowych lub samorządowych z tytułu podróży służbowej. Przepisy te dotyczą jedynie pracodawców publicznych, ale w praktyce wpływają również na wypłaty dla pracowników prywatnych firm. Przedsiębiorcy mogą ustalać dietę w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jednak jej wysokość nie może być niższa niż ta wskazana w rozporządzeniu.