Ogólnie rzecz ujmując, specjalista ds zakupów ma za zadanie zaopatrywać firmę w niezbędne materiały, półfabrykaty czy wyposażenie. Odpowiada również za kontakt z dostawcami oraz analizuje zasoby firmy. Czym jeszcze charakteryzuje się praca dostawcy ds zakupów? Jakie są główne obowiązki takiej osoby? I czy stanowisko to jest bardzo wymagające? O tym wszystkim przeczytacie w poniższym artykule. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z nim.

Specjalista do spraw zakupów

Jednym z założeń każdego przedsiębiorstwa są materiały i produkty dostarczone na czas do właściwej lokalizacji. Muszą być one również odpowiedniej jakości, ilości i w korzystnych warunkach cenowych. Jednak to nie tylko dobrze brzmiące założenia. To też rzeczywistość, zgodnie z którą faktycznie powinny funkcjonować dobrze działające firmy, nie tylko produkcyjne.

Takim zaopatrzeniem właśnie zajmuje się specjalista ds zakupów. Taka osoba w wielu firmach jest sposobem na utrzymanie tak zwanego ładu i składu pomiędzy transakcjami, dostawami i dostawcami czy stanami magazynowymi i kwestiami finansowymi.

Zakupy do firmy
Źródło: Pixabay

Zakres obowiązków

Zakres obowiązków specjalisty do spraw zakupów jest szeroki. Dlatego osoba na takim stanowisku powinna posiadać wiedzę w naprawdę wielu dziedzinach głównie jednak w tej finansowej. Wyróżnia się cztery główne zadania wchodzące w skład obowiązków osoby na stanowisku specjalisty do spraw zakupów. Są to:

Analiza dostawców

To najważniejsze zadanie osoby na tym stanowisku. Powinna mieć ona dopracowaną i tworzoną przez długi okres czasu listę dostawców, w którymi dane przedsiębiorstwo współpracuje. W interesie firmy jest z pewnością to, aby ten spis był ciągle rozwijany, poddawany weryfikacjom. Głównie pod kątem finansowym, czyli pojawienia si na rynku bardziej korzystnej oferty. To zadanie wbrew pozorom wcale do łatwych nie należy. I trzeba być bardzo zorganizowaną i odpowiedzialną osobą, aby dobrze pracować na tym stanowisku.

Prowadzenie negocjacji

To kolejne zadanie wchodzące w skład obowiązków osoby na stanowisku specjalista ds zakupów. Taka osoba odpowiada za prowadzenie negocjacji, które dotyczą warunków dostawy. Musi to robić w taki sposób, aby uzyskany wynik był jak najbardziej optymalny dla danego przedsiębiorstwa. Zarówno pod względem ceny, jak i jakości towarów czy usług. To dosyć trudne i wymagające zadanie, które nadaje się dla osoby komunikatywnej, otwartej i odważnej. Tylko ktoś taki jest w stanie osiągnąć pełny sukces w tym zakresie.

Doskonalenie relacji z dostawcami

To bardzo ważna część pracy specjalisty do spraw zakupów. Dlaczego? Posłużmy się przykładem. Wyobraź sobie, że przedsiębiorstwo, dla którego pracujesz, nagle dostaje nadprogramowe, wielkie zamówienie. Nie macie jednak wystarczających materiałów na jego wykonanie, a zamówienie jest pilne. Zachodzi więc konieczność wykonania zamówienia u waszego dostawcy na cito. Patrząc z jednej strony ta sytuacja jest bardzo korzystna dla producenta. Zarobi przecież dodatkowe pieniądze za sprzedaż. Z drugiej jednak dostawcy mają swoje plany związane z produkcją dla innych odbiorców, z których również muszą wywiązać się na czas. W tym miejscu pojawia się często niedoceniania i zapominana dobra relacja z dostawcą. Jeśli taka jest, to dostawca bardzo często podejmie pozytywną dla nas decyzję. W przypadku złych relacji bardzo możliwe jest, że zacznie od zastanowienia się, czy ta oferta jest dla niego opłacalna. Może też podjąć decyzję na „nie” zaraz po pojawieniu się pytania.

Kontrola

Kontrola stanów magazynowych i list zamówień jest kolejnym ważnym zadaniem, jakie staje przed specjalistą do spraw zakupów. Celem tych działań jest jak najbardziej optymalne i precyzyjne określenie potrzeb firmy w danym okresie czasu.

Kompetencje zawodowe

Specjalista ds zakupów powinien odznaczać się przede wszystkim:

  • umiejętnością prowadzenia rozmów handlowych i negocjacji, także przez telefon,
  • umiejętnościami analitycznymi oraz organizacyjnymi,
  • wielką sumiennością,
  • dokładnością i precyzją,
  • komunikatywnością,
  • znajomością zagadnień, które związane są z obszarem zakupów, dystrybucji oraz logistyki,
  • umiejętnością efektywnej pracy pod presją czasu i w stresujących warunkach.